電子帳簿保存法改正に対応したい！～AI-OCRの活用法

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、

国税関係帳簿書類を電子データとして保存する際の要件や、電子的に授受した取引情報の保存方法などについて定めた法律です。

各税法で紙で保存することが義務付けられている書類について、

データで保存することを認める法律じゃ。

紙だと保管場所の確保や整理も大変ですもんね！

それをデータで保存してもOKという法律なんですか？

ペーパーレス化も進みそうですね！

まぁ、おおざっぱに言えばそんな感じじゃ。

だが、データで保存する際にも色々注意が必要じゃから、

その細かい部分についても電子帳簿保存法で定めているというイメージを持ってもらえるといいかの。

なるほど。なんとなくわかりました！ 

電子帳簿の保存対象3パターン

電子帳簿の保存には、3つのパターンがある。

それぞれ対象となる帳簿・種類が異なるぞ。

電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存（国税関係帳簿や決算関係書類など）

スキャナ保存

紙で受領・作成した書類をスキャン文書で保存

電子取引

電子的に授受した取引情報をデータで保存（請求書のメール添付、URLダウンロードなど）

この3つのパターンから、電子帳簿保存法が成り立っているということですね！

改正のポイント

事前承認制度廃止

これまでは電子帳簿等保存、スキャナ保存をするためには、運用3ヶ月前までに税務署へ承認申請書を提出する必要がありました。しかし、今回の改正により、事前に税務署へ申請する必要がなくなり、システムを用いた保存やスキャナ保存が可能になりました。

タイムスタンプ要件緩和

タイムスタンプとは、データの改ざんが行われていないことを証明するものです。今回の改正で、以下のタイムスタンプに関する要件が緩和されました。

①付与期間が最長2か月+7日間へ延長

②スキャニング時の自署は不要

③訂正、削除の履歴が確認できるシステムを利用する場合にはタイムスタンプは不要

検索要件緩和

電子データ保存・スキャナ保存について、検索性の要件が

「日付」「取引金額」「取引先」の3項目となります。

電子取引データの書面保存が廃止（猶予期間あり）

電子取引でやり取りしたデータで受領した書類を、印刷して書面で保存するという方法が原則として認められなくなります。

電子取引データは、タイムスタンプが付与された状態、もしくは訂正・削除の履歴が確認でき、かつ検索機能が担保された状態で保存しておかなければなりません。

ただし、書面保存の廃止には2年間の猶予期間が設けられています。

AI-OCRの活用方法

最後に、AI-OCRの活用方法を紹介するぞ。

電子帳簿保存対応において、上記で説明した通り、電子データの保存の際には、「日付」、「取引金額」、「取引先」の3項目で検索できるようにする必要があります。

AI-OCRはこの3項目の情報のデータ化やデータ登録をする際に、活用できるでしょう。

例えば、文書管理システムを利用する場合、各帳票ファイルに検索用の項目を設定するという作業が生じます。

システムに直接手入力する場合や、CSVファイルからのアップロードをする場合がありますが、いずれにしても、データ入力作業をしなくてはなりません。

このような場合に、AI-OCRを活用することで、「日付」、「取引金額」、「取引先」を自動入力することが可能となり、

ヒューマンエラーや工数の削減につながります。

また、RPAやAPI連携をすることで、他サービスとの連携も可能になります。

RoTASサービスでは、DEEPREADというAI-OCRを取り扱っています。

もっと詳しく活用方法が知りたい、AI-OCRに興味があるという方は、

ぜひこちらからお問合せください！